Assemblea condominiale in videoconferenza: rischio o opportunità

Martedì 5 maggio ho tenuto un meeting su Zoom con gli amministratori di condominio clienti di Click sul tema dell’assemblea condominiale in videoconferenza.

E’ stato un incontro davvero utile e concreto dove ci siamo confrontati sui rischi, sulle opportunità, vantaggi e svantaggi dell’applicazione di questa tecnologia nell’ ambito condominiale, lasciando anche spazio a come gestire nella pratica un’assemblea telematica.

Condòmini online – simulazione del gruppo di lavoro

Attraverso Zoom (ma può essere utilizzata una qualsiasi piattaforma di videoconferenza), abbiamo visto come lo strumento permetta di effettuare l’appello per le presenze, le votazioni, come favorire un discorso fluido facilitando gli interventi ordinati di tutti; – sfruttano anche chi, come Valeria, ha già svolto più assemblee (ordinarie e straordinarie) in questa modalità e ci ha riferito di una grande soddisfazione per i condòmini e per se’.

La bontà dell’evento credo che stia anche nel fatto che molte persone, come Tommaso, mi hanno riferito di essere “arrivati con un’idea ed essere usciti dal meeting con un’altra”.

Di seguito una sintesi degli spunti più interessanti emersi.

Vantaggi dell’assemblea condominiale in videoconferenza:

  • È inclusiva: permette di partecipare anche a chi normalmente non può (disabili o proprietari di seconde case).
  • Per gestirla ci sono diversi strumenti a basso costo (una sala assembleare costa molto di più).
  • Partecipare è semplice, basti pensare che circa 80 persone hanno partecipato senza problemi particolari alla riunione.
  • I problemi del digital divide sono superati dal fatto che è possibile collegarsi all’assemblea anche telefonicamente (nel caso, è necessario avvisare precedentemente l’amministratore in modo che sia più facile identificare il condòmino in assemblea)

Svantaggi:

  • Difficoltà per gli anziani e per le persone che non hanno dimestichezza con smartphone/pc
  • Possibile instabilità della rete, soprattutto fuori dalle aree metropolitane
  • Oggettivamente difficile da proporre in caso di stabili di grandi dimensioni (circa più di 300 unità immobiliari)

Consigli / Rischi / Opportunità:

  • Per gestire la rilevazione delle presenze è possibile usare la waiting room (sala d’attesa) in modo di accertarsi dell’ingresso delle persone nella riunione; (il rischio è però che l’amministratore o chi lo assiste deve avere sempre un occhio per chi chiede di entrare, anche a riunione in corso).
  • Per gestire le votazioni è possibile sfruttare la chat (messaggi) in modo di avere un documento scritto con l’espressione di voto di ciascuno.
  • Per esperienza di Valeria amministratrice di un noto studio di Milano, fino ad un numero di 150 unità immobiliari circa, funziona bene anche il classico appello nominale sia per le presenze, sia per le votazioni.
  • Consigliare ai condòmini di chiedere la parola usando lo strumento apposito “raise hand”, che consente di intervenire in ordine senza accavallarsi.
  • E’ consigliabile utilizzare la registrazione del meeting per qualsiasi evenienza. Si può fare la registrazione audio o anche video. In ogni caso è necessario all’inizio della registrazione informare i condòmini della registrazione e comunicargli che entro un certo tempo (ad es. 2 mesi) la registrazione viene cancellata dai sistemi informatici. Per motivi di sicurezza è consigliabile fare la registrazione solo in locale, sul proprio PC e non sul cloud di Zoom.
  • Disattivare ai condòmini le opzioni inutili (non permettergli di condividere lo schermo, non permettergli chat singole tra loro) per favorire l’attenzione.
  • E’ molto comodo utilizzare la funzione Share Screen (schermo in condivisione) per mostrare ai condòmini documenti, ad es. il consuntivo, oppure per la lettura comune della bozza di verbale.
  • Per la gestione delle deleghe è fondamentale chiedere ai condòmini di comunicare le deleghe via email nei giorni precedenti rispetto all’assemblea in modo da cominciare a segnarlo, allegando alla mail la foto della delega scritta.

Novità

Il 4 maggio è stato firmato un protocollo per la gestione delle udienze civili con videoconferenza. Interessanti alcuni spunti che si potrebbero mutuare al mondo del condominio:

  • I partecipanti all’udienza devono essere visibili per tutta l’udienza. Anche nel condominio sarebbe fondamentale la possibilità di vedere i condòmini per identificarli o perché si possano fra loro identificare. In alternativa (come nel caso di connessione con il telefono) i condòmini dovrebbero avvisare precedentemente l’amministratore che parteciperanno senza video.
  • Per eventuali problemi di connessione si può avere l’accortezza di chiedere ai condòmini un numero di telefono o una email a cui possano essere contattati.

Preparazione della riunione: è fondamentale preparare bene la riunione

  • Con previa richiesta è consigliabile assicurarsi che i condòmini accettino questa modalità di assemblea
  • Per favorire la partecipazione delle persone meno tecnologiche è consigliabile un test di collegamento, magari il giorno precedente all’assemblea.
  • Per incrementare la propria dimestichezza con la gestione della riunione, è consigliabile fare prima dell’assemblea gli incontri con i consiglieri con lo stesso strumento che si adotterà per l’assemblea.

Conclusioni:

  • Conoscendo i rischi e le opportunità a cui si va incontro, l’assemblea in videoconferenza può essere uno strumento utile oggi in questa difficile circostanza che stiamo vivendo dell’emergenza Covid19 e anche per il futuro.
  • Il rischio di impugnazione dell’assemblea è sempre presente, nelle assemblee tradizionali come in quelle in videoconferenza. Certamente in queste ultime ci sono fattori di rischio in più, che è fondamentale conoscere e mitigare.
  • Il futuro ci indica la strada delle assemblee miste: alcuni partecipanti in loco ed altri in videoconferenza. Certamente ci vuole organizzazione e preparazione ma ci sarà il grande vantaggio di avere assemblee più partecipate e la diminuzione del rischio di non raggiungere il quorum.

Ringrazio tutti i partecipanti e in particolare chi ha condiviso le proprie esperienze e conoscenze, che hanno davvero arricchito tutti.

Come gestire una assemblea di condominio in videoconferenza – link Webinar Training Click Gestione Condominio

ALLA CAMERA DISCUSSIONE SU CONDOMINIO E COVID

Ieri in discussione alla camera alcuni temi fondamentali per il mondo del condominio per prevenire la diffusione del covid. Sintetizzo:

1. Riapertura dell’attività di amministratore immobiliare e condominiale, codice ATECO 68.32.00

2. L’amministratore non può riscuotere le quote condominiali presso il proprio studio o presso il condominio ma solo con movimenti di conto corrente

3. L’incarico di amministratore si intende rinnovato fino a prossima assemblea

4. Per gli esercizi in chiusura dal 31/07/2019 in avanti l’approvazione del consuntivo è posticipata di 12 mesi

5. L’amministratore può emettere nuove rate per fare fronte a spese non preventivate.

Di seguito il testo completo:

330^ SEDUTA PUBBLICA Giovedì 23 aprile 2020 – Ore 18,45 ORDINE DEL GIORNO

Dopo l’articolo 72-quater, aggiungere il seguente:

Art. 72-quinquies. (Disposizioni in materia condominiale)

Per prevenire la diffusione del COVID-19 a tutela dei condomini e di chi lavora all’interno del condominio, è fatto obbligo all’amministratore in carica alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, di effettuare ogni due settimane fino a cessata emergenza, la sanificazione delle parti comuni e di lavoro del condominio con prodotti specifici.

L’attività di amministratore immobiliare e condominiale, codice ATECO 68.32.00, può svolgersi nel rispetto di tutte le misure di sicurezza previste per la prevenzione della diffusione del COVID-19. La protezione civile e le Autorità competenti sono tenute ad informare l’amministratore di eventuali casi di positività al COVID-19 all’interno del condominio o all’obbligo di quarantena. In tal caso la sanificazione di cui al comma precedente deve essere effettuata settimanalmente.

Al fine di consentire all’amministratore di riscuotere le quote condominiali per il normale pagamento dei fornitori e delle utenze condominiali, al comma 7 dell’articolo 1129 del codice civile è apportata la seguente modifica relativa alle modalità di pagamento delle rate condominiali: dopo l’ultimo capoverso è inserito il seguente: «È fatto divieto all’amministratore di riscuotere le quote condominiali presso il proprio studio o presso il condominio», sempre al comma 7 sostituire: «far tramite» con «riscuotere e pagare» e «su uno specifico conto corrente» con: «esclusivamente tramite uno specifico conto corrente».

Nel caso il mandato dell’amministratore fosse scaduto o in scadenza alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, per consentire il prosieguo dell’attività ordinaria e straordinaria necessaria al buon funzionamento del condominio, in deroga all’articolo 1129, commi 8 e 10, del codice civile, questi si intende rinnovato con pieni poteri fino a quando non sarà esplicitamente revocato dall’assemblea e avrà diritto ai compensi approvati all’atto della nomina.

In deroga al primo comma, numero 10), dell’articolo 1130, del codice civile, la redazione e la convocazione dell’assemblea per l’approvazione del rendiconto consuntivo con data di chiusura successiva al 31 luglio 2019 è posticipata a dodici mesi dalla data di chiusura dell’esercizio contabile.

Per eventuali necessità urgenti e indifferibili l’amministratore è tenuto ad esercitare i poteri conferitigli al momento dell’accettazione del mandato e dall’articolo 1130 e successivi del codice civile, emanando anche regolamenti idonei a garantire le necessarie norme di sicurezza dell’edificio e per consentire un adeguato proseguimento dell’attività condominiale, continuando a disciplinare l’uso delle cose comuni. Può emettere quote condominiali corrispondenti alle rate della gestione ordinaria e riscaldamento relative all’ultimo preventivo di spesa approvato, oltre eventuali e ulteriori impegni di spesa ordinari e straordinari, ivi compresi gli oneri per la sanificazione di cui al comma 1, che possono essere riscosse a norma dell’articolo 63 delle disposizioni di attuazione al codice civile. Il rendiconto delle spese straordinarie sarà reso disponibile nella prima assemblea utile.

Nel caso all’interno del condominio non si possano garantire idonee misure sanitarie per prevenire il contagio del COVID-19, anche nel rispetto del Testo Unico n. 81 del 2008, l’attività di portierato, di sorveglianza e di giardinaggio da parte di dipendenti del condominio viene sospesa fino a cessata emergenza.

8. Dall’attuazione del presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.

L’assemblea condominiale in video conferenza è possibile?

Certamente, conoscendo gli strumenti e le modalità più appropriate e consci dei potenziali rischi e incertezze. Ecco una VIDEOGUIDA pratica su come organizzare e gestire un’assemblea condominiale in videoconferenza.

Webinar Click Affitti

Venerdì 15 marzo 2019 Ore 10:30

Presentazione Click Affitti

Per seguire in diretta live la presentazione cliccare qui: https://global.gotomeeting.com/join/660758221 

Se è la prima volta con GoToMeeting è possibile scaricare l’app e prepararsi all’inizio della prima riunione: https://global.gotomeeting.com/install/660758221 

Il collegamento sarà disponibile dalle ore 15:15 per permettere di verificare il perfetto funzionamento audio/video a tutti i partecipanti.

La sessione formativa sarà registrata per permettere a chi non potrà partecipare di poterla seguire in differita.

Cordialmente.
il team di Click

Sessione di formazione online

LUNEDI 17 DICEMBRE ORE 15:30

SESSIONE WEBINAR DI FORMAZIONE PRATICA SULLA FATTURAZIONE ELETTRONICA CON CLICK

 NOTE IMPORTANTI PER IL COLLEGAMENTO

Vi chiediamo di partecipare con un solo PC collegato per studio al seguente link:
https://global.gotomeeting.com/join/893931909 

È la prima volta che usi GoToMeeting? Facciamo un rapido controllo del sistema:
https://link.gotomeeting.com/system-check      

Il collegamento sarà disponibile dalle ore 15:15 per permettere di verificare il perfetto funzionamento audio/video a tutti i partecipanti.

La sessione formativa sarà registrata per permettere a chi non potrà partecipare di poterla seguire in differita.

Cordialmente.
il team di Click

16 Novembre 2018 [ Webinar ] Il gestionale web per l’amministratore di Condominio

In una fase di cambiamento scopri come la tecnologia corre in aiuto all’ amministratore di condominio.

Partecipa al Webinar live demo Click.

Gli argomenti trattati:

  • Riconciliazione bancaria,
  • Situazione Patrimoniale,
  • Fatturazione Elettronica,
  • Invio PEC/MAIL/corrispondenza,
  • detrazioni fiscali e certificazioni,
  • conversione dei dati.

La partecipazione é gratuita: scegli la data e invia una conferma di partecipazione per ricevere il link di collegamento. Fino ad un massimo di 50 utenti connessi.

Le prossime date:

Venerdì 19/10/2018 Ore 16,00 : 18,00     Effettuato

Venerdì 16/11/2018  Ore 16,00 : 18,00  

Venerdì 14/12/2018  Ore 16,00 : 18,00  

Demo presentazione CLICK inizio ore 16:00. Collegamento disponibile dalle ore 15:45.

Partecipa alla mia riunione da computer, tablet o smartphone. 
https://global.gotomeeting.com/join/674345693

È la prima volta che usi GoToMeeting? Facciamo un rapido controllo del sistema:
https://link.gotomeeting.com/system-check

 

Franca Fontanile

sales & marketing support

tel. 0331 1816581

 

[Video] News corrispondenza e invio mail ai condòmini

Corrispondenza e invio email: abbiamo rinnovato la gestione della corrispondenza per renderla sempre più semplice e immediata:

[Video] News GDPR: regolamento ai condòmini

Invio dell’informativa al trattamento dei dati personali ai condòmini:

abbiamo inserito uno strumento semplice e veloce per inviare l’informativa ai condòmini, oppure condividerla sul sito www.condominoclick.it:

Abbiamo a cuore la tua Privacy

Prendiamo sul serio le nostre responsabilità in quanto vostro partner informatico di fiducia.

Ecco perché abbiamo intrapreso da mesi un percorso attento per identificare quali sono le misure che ci stanno consentendo di essere conformi al GDPR e stiamo lavorando per migliorarle.

Vogliamo condividere con voi un breve riepilogo riassuntivo di ciò che ci siamo impegnati a fare per la sicurezza dei Dati Personali che voi trattate con i nostri software e servizi IT:

  • Abbiamo condotto una approfondita mappatura dei dati che tiene traccia di ogni flusso nei nostri sistemi e servizi, dagli applicativi software fino al nostro Data Center.
  • Abbiamo condotto un’analisi GDPR finalizzata alla valutazione del rischio dalla quale sono derivati miglioramenti ancora più intensi per la vostra sicurezza. I nostri team stanno lavorando per metterli in atto.
  • Abbiamo valutato i principali fornitori, in quanto vogliamo assicurarci dispongano delle stesse protezioni contrattuali che noi consideriamo appropriati per voi, soddisfacenti per i requisiti GDPR.
  • Stiamo migliorando di giorno in giorno le nostre procedure per gestire i diritti fondamentali relativi ai dati, quali le eventuali richieste di accesso e il vostro diritto a richiederne la cancellazione.
  • Abbiamo aggiornato la nostra informativa sulla privacy in modo che sia conforme al GDPR e sia più chiara, concisa e trasparente riguardo a come i nostri applicativi trattano i dati personali.
  • Abbiamo aggiornato le nostre procedure di risposta agli incidents per rendere l’impatto accettabile in caso di guasti e problematiche.
  •  Abbiamo organizzato la formazione al nostro personale di assistenza e supporto riguardo l’importanza della protezione dei dati a livello aziendale, e da estendere a tutto il personale CLICK.

Continueremo comunque ad aggiornarvi sul progress dei lavori e sulle novità che introdurremo sui nostri software e servizi IT.

Slide Webinar 16 Maggio 2018

Leggi l’Informativa al trattamento dei dati

[Video] Fascicolatore dei documenti PDF

E’ disponibile la nuova funzione per la creazione del plico PDF con praticamente tutte le stampe disponibili su Click. Scopri come funziona!